Als fotograaf wil je dat alles zo gemakkelijk mogelijk wordt gemaakt wanneer je handelingen uit handen geeft. Bij het aannemen van een bestelsysteem bij FotoProTools kun je ervoor kiezen de foto’s zelf af te drukken of kun je kiezen voor een professioneel vaklab die dit voor jou doet.

 

Verwerking voor het vaklab

Wanneer je als fotograaf ervoor kiest om de foto’s af te laten drukken bij een vaklab heb je een server nodig voor de hoge resolutie (high res) bestanden.

De lage resolutie (low res) bestanden worden als zip in het FotoProTools systeem ge-upload. Deze zelfde foto’s (met dezelfde naam) worden dan vervolgens als hoge resolutie bestanden door het systeem ge-upload op de server met alle high res bestanden.

Om dit te doen moeten de foto’s eerst in het FotoProTools systeem worden ge-upload. Vervolgens wordt de school in het systeem gezet en krijgt deze een eigen uniek nummer. Afhankelijk van het vaklab is dit nummer dan vervolgens nodig voor het uploaden naar de high res server. Het uploaden van de high res foto’s moet dan gedaan worden in de map originals en dan is het in sommige gevallen nog van belang om in die map nog een map aan te maken met het nummer van de school (uniek nummer).

De namen van de high res en low res moeten exact gelijk zijn!

Hoge resolutie vs. lage resolutie.

 

Foto met hoge resolutie vs lage resolutie

 

Automatisch op afdrukklaar zetten

Na het plaatsen van een order wordt de order binnen een uur verwerkt. De order krijgt na betaling van de klant de status “betaald”. De hoge resolutie foto’s worden vervolgens verstuurd naar het vaklab. Mocht er een foto ontbreken dan wordt er een bericht gestuurd naar de fotograaf dat deze foto nog ge-upload dient te worden. Zodra dat is gedaan zal het proces verder gaan en zal de order afgedrukt kunnen worden. Om vervolgens de foto’s naar het vak lab te laten sturen dient de status op afdrukklaar te worden gezet. Dit kan zo ingesteld worden, door FotoProTools, dat dit automatisch gebeurd. In 99% van alle gevallen zal het inderdaad kloppen dat als de status op betaald staat, er ook betaald is. Heel soms kan het gebeuren dat er toch iets mis is gegaan bij de betaling waardoor de status wel op betaald staat, maar dat het toch niet goed is gegaan. Daarom adviseren wij u om zelf de controle te houden op de betalingen door bij elke order zelf te controleren of deze betaald is. Wanneer dit klopt kunt u zelf de status handmatig op afdrukklaar te zetten. Zodra de status op afdrukklaar staat zal de order binnen een uur verwerkt worden en naar het vak lab worden gestuurd.

Printer

 

Mocht er een foto ontbreken dan zal er een bericht worden gestuurd naar de fotograaf dat deze foto nog ge-upload dient te worden. Zodra dat gedaan is zal het proces verder gaan en zal de order afgedrukt kunnen worden.

 

 

Order met een opmerking

Een uitzondering op het automatisch op afdrukklaar zetten, zijn orders waarbij er een opmerking is geplaatst. Deze kunnen niet automatisch op afdrukklaar worden gezet omdat hier wellicht nog iets mee moet gebeuren. Het zou kunnen zijn dat de foto nog iets bewerkt moet worden. In dat geval zal de fotograaf dit moeten doen of moet hij/zij contact opnemen met de ouder. Zodra de opmerking verwerkt is kan de status op afdrukklaar worden gezet, zal het proces verder gaan en zal de order afgedrukt kunnen worden.

 

Verzendkosten vrije periode i.c.m. met extern vak lab

Per school kan er een verzendkosten vrije periode worden ingesteld. Deze periode is bedoeld om veel bestellingen te genereren in de eerste weken na het uitgeven van de inlogkaartjes. Optioneel kan er worden ingesteld dat ouders toch kunnen kiezen voor een spoedbestelling zodat deze bestelling direct geleverd wordt. Hier worden wel verzendkosten in rekening gebracht en bij de normale bestellingen niet.

Wanneer een bestelling wordt geplaatst binnen de verzendvrije periode dan wordt de bestelling “on hold” gezet totdat de verzendvrije periode voorbij is. Na deze periode worden alle orders naar het vaklab verstuurd. Met een script wat dan ’s nachts wordt uitgevoerd worden alle foto’s van de hoge resolutie server met ftp (?) overgezet naar de server van het vaklab. Als er een foto ontbreekt op de HS-server (?) ontvangt de fotograaf daar een mail over en dient hij deze foto(‘s) alsnog te uploaden zodat ook deze verstuurd kunnen worden.

 

De afhandeling

Zodra alle orders compleet zijn worden alle orders geprint en naar de fotograaf gestuurd of de fotograaf komt deze orders ophalen. De fotograaf verwerkt deze orders vervolgens zelf, doet ze in enveloppen en brengt ze naar de school. Alle orders die na de verzendvrije periode worden besteld worden direct naar de eindklant verstuurd zonder tussenkomst van de fotograaf.

 

stroomschema FotoProTools

 

Lees hier meer over het online verkopen van schoolfoto’s